VeriFactu autónomos: guía completa para adaptarte a la nueva obligación de facturación en 2026

VeriFactu autónomos es el nuevo sistema obligatorio que transformará cómo los trabajadores por cuenta propia deben emitir y conservar sus facturas. A partir de 2026, todo autónomo que utilice un sistema informático para facturar estará obligado a emplear un software adaptado a la Ley Antifraude. Pero ¿qué significa esto realmente? ¿A quién afecta? ¿Hay sanciones si no lo cumples? ¿Cómo te puedes preparar sin complicarte?

En este artículo vamos a resolver todas estas preguntas desde un enfoque claro, profesional y orientado a autónomos como tú. Nos dirigimos tanto a profesionales digitales, vendedores en marketplaces, freelance o pequeños negocios que aún hoy facturan con Word, Excel o programas sin certificación oficial.

El objetivo es ayudarte a entender en qué consiste VeriFactu, cómo va a impactar en tu actividad y qué pasos puedes empezar a dar ya para llegar preparado a la fecha límite de julio de 2026. Porque aunque aún falten meses, la adaptación lleva tiempo y es mejor anticiparse.

¿Qué es VeriFactu y qué cambia realmente?

VeriFactu es el nombre informal con el que se conoce al nuevo sistema técnico de facturación verificada promovido por la Agencia Tributaria. Su base legal está en la Ley 11/2021 de medidas contra el fraude fiscal y su desarrollo técnico en el Real Decreto 1007/2023. En esencia, no cambia quién debe facturar, sino cómo debe hacerlo: usando un sistema que garantice la inalterabilidad, trazabilidad y control de las facturas.

A diferencia de otras medidas como la factura electrónica obligatoria entre empresas (Ley Crea y Crece), VeriFactu se aplica en cualquier caso en que uses un software para emitir facturas, ya sea a empresas o a particulares, con o sin IVA. Su objetivo es evitar que se puedan modificar o eliminar facturas una vez generadas, y permitir a Hacienda controlar de forma automática su trazabilidad.

El sistema no obliga a emitir factura en más casos de los que ya exige la ley. Lo que hace es regular el sistema informático que utilizas para generarlas, asegurando que cumple unos requisitos técnicos que impiden el fraude o los errores no detectados.

¿Por qué te afecta aunque factures poco o solo a particulares?

VeriFactu afecta a cualquier autónomo que utilice un sistema digital para emitir sus facturas, incluso si lo hace pocas veces al año, incluso si factura a clientes particulares, y aunque no tenga empleados ni estructura empresarial.

Da igual si emites una factura al mes o cien. Lo relevante es cómo la generas: si usas un sistema informático, este deberá cumplir con la nueva normativa. Word, Excel, PDFs editables, programas sin trazabilidad, apps móviles que no generan registros protegidos… todo eso dejará de estar permitido.

Además, usar un software certificado tiene ventajas: traslada la responsabilidad técnica al proveedor, mejora tu imagen profesional y permite que Hacienda te genere borradores de impuestos más completos a partir de las facturas enviadas.

En resumen: si eres autónomo y emites facturas con un sistema digital, necesitas adaptarte a VeriFactu. Y cuanto antes lo hagas, más fácil será todo cuando llegue el momento.

Plazos clave y qué facturas se deben incluir en VeriFactu

Como autónomo, es esencial que conozcas no solo qué es VeriFactu, sino también cuándo te afectará y qué tipo de facturas deberás emitir conforme a esta normativa. Aunque la obligación entra en vigor en 2026, hay fechas previas que debes tener en el radar para evitar sanciones y asegurarte de que usas un sistema válido a tiempo.

Fechas clave que todo autónomo debe conocer

La implantación de VeriFactu no será de golpe para todos. Hacienda ha previsto un calendario escalonado, con un margen razonable para adaptarse. Estas son las fechas más importantes para ti:

• Hasta julio de 2025: los fabricantes de software deben adaptar sus herramientas a la nueva ley. A partir de esa fecha, ya deberían ofrecer versiones compatibles con VeriFactu.
• 1 de enero de 2026: la obligación entra en vigor para empresas (sociedades) que tributen por Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2026: los autónomos personas físicas deberán empezar a facturar con software adaptado a VeriFactu si usan medios informáticos para emitir facturas.

Por tanto, como autónomo, tienes hasta junio de 2026 para adaptar tu sistema. Pero lo recomendable es no esperar al último momento. Hacer pruebas, migrar clientes y productos a tu nuevo sistema, e incluso recibir formación si es necesario, te permitirá una transición sin estrés.

¿Qué tipo de facturas deben emitirse con VeriFactu?

VeriFactu no cambia los supuestos en los que estás obligado a facturar. Lo que cambia es cómo deben generarse y registrarse esas facturas si usas un software. Es decir, si hoy ya estás obligado a emitir una factura, esa factura debe generarse mediante un sistema conforme a VeriFactu a partir de julio de 2026.

Estas son las facturas que deben emitirse usando software adaptado:

• Facturas completas a otros autónomos o empresas (B2B).
• Facturas a particulares si el cliente te la solicita.
• Facturas por operaciones intracomunitarias o exportaciones.
• Facturas generadas automáticamente desde plataformas o herramientas (por ejemplo, tiendas online, reservas, SaaS, etc.).

Y también se verán afectadas las facturas simplificadas o tickets si los generas mediante un sistema informático (como un TPV, una app o una web). Aunque no son facturas completas, el software que las genera también deberá cumplir los requisitos técnicos.

En cambio, si emites una factura manual (por ejemplo, escrita a mano y entregada en papel), esa operación no está regulada por VeriFactu. No obstante, esta práctica está en desuso y quedará progresivamente relegada por la factura electrónica.

En resumen: si emites facturas con ayuda de un ordenador, un software, una web o una app, tendrás que usar un programa adaptado. Y ese cambio debe estar listo como muy tarde en julio de 2026.

Requisitos de las facturas y software compatible con VeriFactu

Para cumplir correctamente con VeriFactu, no basta con tener un programa cualquiera que genere documentos con aspecto de factura. A partir de 2026, todas las facturas emitidas mediante un sistema informático deberán cumplir unos requisitos muy concretos establecidos por la Agencia Tributaria. Aquí te explicamos cuáles son y qué herramientas ya se están adaptando.

¿Qué requisitos debe cumplir cada factura?

La Ley Antifraude y el reglamento técnico (RD 1007/2023) establecen una serie de elementos obligatorios que debe contener cada factura generada con software adaptado a VeriFactu:

• Numeración correlativa e inalterable: las facturas deben seguir una secuencia lógica sin huecos ni duplicados.
• Registro inviolable: cada factura debe generar un fichero electrónico que certifique su existencia (con hash o sistema similar).
• Firma digital o envío a la AEAT: según la modalidad elegida (VeriFactu o No VeriFactu), deberá firmarse digitalmente o enviarse en tiempo real a Hacienda.
• Código QR obligatorio: debe imprimirse en cada factura y codificar los datos mínimos exigidos.
• Texto identificativo: debe aparecer la leyenda “Factura verificable conforme a la Ley 11/2021”.

Además, el sistema debe mantener un registro de eventos que documente cualquier operación sobre la factura (emisión, modificación, anulación, duplicado…). Y si no eliges el envío automático, deberás poder entregar a Hacienda todos los ficheros de forma ordenada y verificable si te lo solicita.

¿Qué software puedes usar como autónomo?

Aunque Hacienda no publica una lista oficial de programas homologados, muchos proveedores ya han anunciado que cumplen (o están adaptando sus soluciones) a los requisitos de VeriFactu. Aquí tienes algunos ejemplos populares para autónomos:

• Quipu: pensado específicamente para autónomos y asesorías. Genera facturas con QR, incluye registro de eventos y prepara la conexión con la AEAT.
• Holded: ERP online muy usado por freelancers y pequeños negocios. Ya permite emitir facturas verificables y gestionar otros procesos contables.
• Sage: en sus versiones Sage 50 y Sage Facturación, ha adaptado sus funcionalidades para cumplir con VeriFactu.
• FacturaScripts: solución gratuita de código abierto que puede adaptarse manualmente, ideal si tienes conocimientos técnicos.
• Aplicación AEAT (prevista): Hacienda planea lanzar una herramienta gratuita para autónomos con facturación simple.

Si ya usas alguno de estos programas, contacta con tu proveedor y solicita la declaración responsable de cumplimiento. Si no usas ninguno, este es el momento ideal para elegir el que mejor se adapte a tu volumen de facturación y nivel técnico.

Conclusión: adapta tu facturación, evita sanciones

VeriFactu representa un cambio profundo en cómo los autónomos deben facturar. Ya no bastará con “hacer facturas bien hechas”: habrá que hacerlas con un sistema técnico que garantice su integridad y trazabilidad. A partir de 2026, no cumplir con esto puede suponerte sanciones graves, incluso aunque declares correctamente tus impuestos.

La buena noticia es que existen herramientas fáciles de usar, asequibles o incluso gratuitas, que ya están preparadas para ti. Elige tu software, prueba su funcionamiento y empieza a familiarizarte cuanto antes.