Hay veces que, para mejorar las condiciones salariales de nuestros empleados, ponemos el foco solamente el incremento salarial, sin prestar atención a las deducciones que se le practican en la nómina, en este caso la retención del IRPF. Y es que ajustando adecuadamente esta, podremos incrementar la nómina del trabajador sin aumentar su coste.
El modelo 145 es un documento fundamental para realizar una buena planificación salarial a principio de año. De su contenido depende el tipo de retención que los trabajadores tendrán en su nómina.
Como ya sabréis, las retenciones son un pago a cuenta de la declaración del IRPF. Esto significa que del resultado de la declaración se resta lo que ya se ha retenido. El cálculo de las retenciones es casi una declaración de la renta anticipada en relación a los salarios. Y por eso, para su calculo, se tienen en cuenta las situaciones personales, para adaptar el impuesto a la situación de cada uno.
Por tanto, habrá cuestiones personales que reduzcan la retención y por tanto se incremente la nómina. Se entiende que cuestiones como el número y edad de los niños, si entran en casa un sueldo o dos, si vive en casa algún abuelo o si se tiene discapacidad, harán que un sueldo normal rinda menos que sin esas «cargas» familiares. En definitiva se intenta compensar esas situaciones con una menor tributación.
En definitiva, es muy importante que dicho documento se entregue a principio de año para que se calcule correctamente la retención y poder ajustar mejor los salarios. De esta manera los empleados mejoraran su salario a percibir. Por otro lado, como ya explicamos en otro post, existe la mala costumbre de pactar los salarios en neto en vez de en bruto, por lo que ajustando mejor la retención se reducirá el coste empresarial de manera importante.
Además, la empresa está obligada a realizar el cálculo correctamente y retener la cuantía exacta que marca la AEAT. En caso contrario, podría ser objeto de una reclamación o sanciones tributarias. Por ello es de vital importancia una adecuada gestión del modelo 145 y los datos obtenidos con el mismo.
Por último, hay que tener en cuenta que el trabajador es el responsable de que los datos del modelo sean ciertos y si alguno de ellos varía a lo largo del año, deberá comunicarse mediante otro modelo 145.
Veamos el modelo 145 en profundidad. Tiene cinco apartados diferenciados: datos personales, hijos y descendientes, ascendientes (padres o abuelos), pensiones y pagos e hipotecas:
1. Datos del perceptor:
En este aparatado se recogen los datos relativos a la persona que los firma, el trabajador, como DNI, nombre, fecha de nacimiento.
Además, se marca la situación familiar actual. La situación mas común que se aplica de forma general es la SITUACION 3. Esta se aplica de manera mayoritaria sobre todo para personas sin peculiaridades fiscales. Un ejemplo serían los que no tienen hijos o los matrimonios con hijos en los que ambos cónyuges tienen ingresos y comparten la custodia.
Sin embargo hay dos circunstancias familiares que reducen el tipo de retención, como son el mantenimiento de hijos de manera exclusiva y tener una pareja que no trabaje.
Las situaciones reflejadas son:
- Situación 1: Se da por situaciones en la que una persona de manera EXCLUSIVA, mantiene a un menor (Hijos, nietos, …) de manera que convive en exclusiva con el trabajador sin hacerlo con el otro progenitor. Este es el caso de madres o padres solteros (familias monoparentales) o de parejas divorciadas/separadas en las que la custodia la tiene exclusivamente uno delos padres.
- Situación 2: Se marca esta casilla cuando uno de los cónyuges no trabaja o de hacerlo obtiene rentas inferiores a 1.500 euros anuales. Es para los casos en que uno de los dos cónyuges no obtiene rentas habitualmente. Es importante que si esta situación cambia a lo largo del año (se superan 1.500 euros) se informe a la empresa, si no se quiere tener un susto en la declaración de la renta. También es importante informar correctamente el DNI de la pareja.
- Situación 3: Como hemos comentado es la regla general y deberá marcarse en cualquier situación distinta de las anteriores. Por ejemplo, el ejemplo claro de la persona sin hijos, o la casada que su pareja tenga ingresos superiores a 1.500 euros, o los padres con la custodia compartida.
2. Hijos o descendientes:
Se deben indicar los hijos (o nietos) que convivan con el trabajador, y tengan menos de 25 años (o mas si son discapacitados). Se indica el año de nacimiento o adopción y el grado de discapacidad si lo tuviera y si convive únicamente con el trabajador.
Hay que saber que se incluyen los hijos que dependan del trabajador, y se entiende que no dependen si ganan mas de 8.000 euros anuales o no conviven con él.
Si los hijos del empleado no conviven con el, por no disponer de la custodia, no podrá reflejarlos en el modelo. Sin embargo podrá indicar en el apartado 5, el importe de la pensión de alimentos.
3. Ascendientes
En este caso se indican los ascendientes (padres o abuelos normalmente) con edad superior a los 65 años o menores a esa edad discapacitados. De la misma manera se indica su año de nacimiento y su grado de discapacidad si lo tuviera. La última casilla se señala en el caso de que estos descendientes convivan con otros familiares en alguna época del año.
4. Pensiones compensatorias o anualidades:
En esta casilla se tiene en cuenta el pago al cónyuge o hijos de pensiones compensatorias o de alimentos. Esto reduce también el tipo de retención. Las pensiones deben pagarse por indicarlo una sentencia judicial.
5. Préstamos para adquirir o rehabilitar la vivienda habitual:
Se deberá señalar esta casilla siempre que se haya adquirido la vivienda habitual antes del 1 de enero de 2013 o dedicado una cantidad a su rehabilitación mediante hipoteca, y se vaya a practicar la deducción en el IRPF.
Por último, es muy importante conservar, firmar y poner la fecha al documento para poder demostrar ante la AEAT, el contenido del mismo.
Si tienes cualquier duda, puedes recibir información de nuestro servicio de asesoramiento y gestión laboral. Desde Gesyou ayudamos a los empresarios a gestionar sus plantillas ofreciéndoles asesoramiento legal y de RRHH. Rentabiliza al máximo el pago de Salarios.
Gesyou, tu gestoría online de tú a tú